Crea un libretto di benvenuto digitale

Dicembre 2024

Affittare un appartamento vacanze richiede una buona dose di esperienza e tanta attenzione verso i dettagli. Un host che lascia soddisfatti gli ospiti, che cura i minimi particolari e che rende il più piacevole possibile il soggiorno è destinato a ottenere una grande visibilità sul portale per affitti vacanze che utilizza per pubblicare gli annunci della propria struttura. Un sistema semplice ed efficace per fornire agli ospiti tutte le informazioni sull’abitazione e sui punti di interesse che si trovano nelle vicinanze è il libro di benvenuto digitale. Scopriamo quali sono i suoi vantaggi e come creare una brochure valida in modo rapido usando il computer.

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Cos’è un libro di benvenuto per casa vacanze?

Il libro digitale è una vera e propria guida che metti a disposizione dei tuoi ospiti per permettere loro di conoscere ogni aspetto della tua casa vacanze. Si tratta di un sistema che coniuga cordialità e praticità, in quanto al suo interno hai la possibilità di inserire le istruzioni per l’uso dei dispositivi elettronici, così come di fornire un elenco dei numeri utili da chiamare in caso di emergenza. I migliori host inviano il libretto agli ospiti qualche giorno prima del check-in, includendo le informazioni più importanti per raggiungere la casa vacanze senza difficoltà.

Come lo devo strutturare?

Per redigere un perfetto libro di benvenuto per affitti vacanze non devi far altro che seguire alcuni semplici passaggi:

• Parti con un saluto digitale, ovvero un simpatico messaggio di benvenuto per i tuoi ospiti, magari scrivendo una piccola introduzione sulla tua struttura
• Specifica gli orari relativi al check-in e al check-out: anche se li hai scritti sulla OTA che usi per pubblicizzare la tua casa vacanze è sempre bene ricordarli sul libretto digitale
• Comunica l’indirizzo esatto dell’abitazione e la posizione GPS
• Inserisci dei capitoli dedicati alle istruzioni d’uso degli elettrodomestici, possibilmente linkando dei tutorial da visualizzare online
• Dedica una pagina alla connessione a internet, inserendo le credenziali del WiFi. Condividi, inoltre, il QR Code per smartphone per rendere più veloce l’inserimento dei dati di accesso
• Specifica le zone in cui si trovano gli eventuali telecomandi per accendere i climatizzatori
• Ricorda al cliente le regole della tua struttura, come il divieto di fumo, l’accoglienza degli animali domestici e il rispetto dell’orario del silenzio
• Crea una lista di numeri da chiamare in caso di emergenza, aggiungendo il tuo numero di telefono
• Crea una mappa della casa in cui indichi i luoghi in cui sono posizionati i dispositivi di sicurezza, come gli estintori, i rilevatori di monossido di carbonio e il kit di pronto soccorso
• Fai un elenco dei punti di interesse della tua zona, dai ristoranti ai supermercati, dai monumenti ai luoghi di svago, associando possibilmente le posizioni GPS
• Se offri il servizio di self check-in, comunica nella brochure di benvenuto per la tua casa vacanze i codici che serviranno per sbloccare la serratura o per aprire la cassetta di sicurezza, a seconda del tipo di sistema che adoperi
• Prepara una sezione sullo smaltimento dei rifiuti, specificando i giorni in cui vengono ritirati i vari mastelli
• Se la tua casa vacanze non dispone di un parcheggio interno, indica al cliente le migliori soluzioni per posteggiare l’automobile in tutta sicurezza.

Con che software posso creare le migliori brochure digitali?

Sebbene sia possibile utilizzare lo smartphone, il miglior sistema è comunque costituito dal computer. Ma come fare una brochure accattivante graficamente? Per quanto riguarda i software, puoi usare i più comuni programmi per la creazione di presentazioni digitali, come il noto PowerPoint o il rivale Google Slides. Se preferisci compiere l’operazione via web e se pensi di non avere abbastanza competenze per strutturare da solo un libro di benvenuto per casa vacanze, affidati a dei software online come Canva, che semplificano notevolmente il procedimento, mettendo a tua disposizione diversi strumenti per elaborare una brochure completa e dalla bella grafica. Dal punto di vista del formato, per evitare che alcuni utenti non riescano ad aprire il libro di benvenuto digitale, è preferibile utilizzare il PDF: i suoi vantaggi principali sono relativi alla compatibilità con tutti i sistemi operativi e al ridotto peso del file, che può essere inviato con i più comuni programmi di messaggistica. Dal punto di vista del design, segui qualche consiglio:

• Punta su una grafica molto semplice, selezionando un font di agevole lettura e caratteri di una dimensione adeguata
• Evita di inserire troppe informazioni all’interno della stessa pagina
• Inserisci le principali foto della casa e dei dispositivi che potranno rivelarsi utili per gli ospiti, tra cui l’immagine dell’eventuale cassetta di sicurezza per il ritiro delle chiavi
• Aggiungi tutti i collegamenti opportuni, come i video tutorial per l’utilizzo degli elettrodomestici
• Usa i QR Code, faciliteranno gli ospiti ad accedere ad alcuni servizi.

Come faccio a inviare il libro digitale ai miei ospiti?

Dopo aver compreso come crare una brochure puoi passare alla fase successiva, ovvero inviare il file ai tuoi ospiti. Per evitare che il tuo lavoro passi in secondo piano, mandalo al cliente un paio di giorni prima rispetto alla data del check-in. Per recapitare il libretto ai tuoi ospiti puoi usare i seguenti sistemi:

• Se la prenotazione è avvenuta tramite un sito web per affitti vacanze come Booking, Airbnb o Holidu, hai l’opportunità di mandare il file all’ospite sfruttando il servizio di messaggistica integrato nella piattaforma
• Se hai il numero di cellulare dell’ospite, invia la brochure di benvenuto per casa vacanze impiegando un’app di messaggistica, come Telegram o WhatsApp: è probabilmente il metodo più efficace, poiché il libretto sarebbe facilmente consultabile tramite il telefono
• Puoi inviare il file, inoltre, all’indirizzo e-mail che ti ha fornito il cliente
• Posiziona all’interno dell’abitazione un codice QR con cui scaricare il libretto: gli ospiti potranno accedere al file in ogni momento.

Per quale motivo scegliere il libro digitale per affittare la mia casa vacanze?

Se fino a qualche anno fa sarebbe stato necessario stampare il libretto, al giorno d’oggi è decisamente meglio scegliere il formato digitale. Le brochure digitali, infatti, presentano una lunga serie di vantaggi rispetto al formato cartaceo, tra cui:

• Non devi sostenere alcun costo di stampa
• Puoi aggiornare le brochure in modo gratuito e in qualunque momento, come ad esempio nel caso in cui acquisti un nuovo elettrodomestico o se effettui delle modifiche strutturali all’abitazione
• Puoi inviare il libretto digitale attraverso i programmi di messaggistica più comuni
• Hai la possibilità di fornire il libro di benvenuto per affitti vacanze prima dell’arrivo degli ospiti, iniziando a creare un rapporto amichevole
• Hai la facoltà di inserire al suo interno dei link o dei codici QR per facilitare l’accesso ad alcuni servizi
• Puoi condividere la guida con tutti gli ospiti e non esclusivamente con il capo gruppo
• Il libretto è pienamente sostenibile a livello ambientale, in quanto non provoca alcuno spreco di inchiostro e di carta.

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