Gestori di case e appartamenti vacanza
Cosa sono e come sapere se hai bisogno di uno
- La gestione dell’affitto vacanziero può essere diretta, mista o esternalizzata.
- I gestori professionisti si occupano di attività come l’assistenza agli ospiti, le pulizie e il marketing.
- L’assunzione di un gestore dipende dal tempo e dalle risorse finanziarie del proprietario.
- Il co-host è un’opzione flessibile per delegare compiti senza intermediari.
Dicembre 2024
La gestione di una casa vacanze richiede il compimento di numerose operazioni. Gli host, infatti, devono occuparsi di manutenere l’appartamento, di garantire agli ospiti il massimo livello di pulizia, oltre che gestire le prenotazioni, il marketing e la comunicazione. Se non hai tempo a sufficienza da dedicare alla tua struttura ricettiva o se non hai le competenze giuste per svolgere le mansioni necessarie per mandare avanti l’attività, puoi delegare questo compito a un property manager. Questa figura è un vero e proprio gestore di affitti per vacanze e può occuparsi al tuo posto di controllare tutti gli aspetti del servizio. Vediamo cos’è un gestore di affitti per vacanze e quando è una buona soluzione affidarsi a uno di loro.
Cos’è un property manager
Il gestore di affitti per vacanze non è altro che un professionista che si occupa dell’intera gestione di una struttura ricettiva, sia dal punto di vista operativo sia da quello amministrativo. Si tratta di una figura che riscuote sempre più successo, in quanto sono in continuo aumento i proprietari di immobili che decidono di trasformare il proprio appartamento in una struttura ricettiva e che non sanno come gestire gli affitti per vacanze. Il property manager viene solitamente pagato con una provvigione sull’ammontare dei ricavi prodotti attraverso la casa vacanze, per cui può rappresentare un ottimo investimento, poiché il proprietario della struttura conserverebbe comunque un importante margine di guadagno su ogni prenotazione avvenuta.
Cosa fa un gestore di affitti per vacanze
Le mansioni di cui si occupa un property manager sono molteplici, dalla pulizia dell’abitazione alla gestione delle imposte, dal pubblicizzare la casa vacanze alla manutenzione degli impianti.
Pulizia e manutenzione
Il property manager raramente si dedica in prima persona all’esecuzione delle pulizie e alla manutenzione della casa vacanze. Generalmente, il suo ruolo consiste nell’individuare dei professionisti affidabili che possano prendersi cura della struttura ricettiva. Il gestore della casa vacanze, di conseguenza, si prenderà carico di:
- Verificare che tra un ospite e l’altro l’appartamento sia stato pulito, comunicando agli addetti alla pulizia l’orario in cui sistemare l’abitazione
- Controllare che i manutentori abbiano eseguito gli interventi programmati
- Effettuare una supervisione periodica sulla qualità dei lavori svolti da parte dei collaboratori
- Programmare delle ispezioni per assicurarsi che le dotazioni dell’appartamento funzionino correttamente e che i dispositivi di sicurezza, come ad esempio gli estintori, siano in regola con gli interventi di manutenzione stabiliti dalle normative.
Promozione della casa vacanze
Per affittare un appartamento vacanze con costanza e profitto è necessario procedere con una promozione ben sviluppata. Il gestore di affitti per vacanze, tra le altre cose, ha il compito di stabilire il sistema più proficuo per pubblicizzare la struttura. Tra i metodi più utilizzati del momento rientrano i seguenti:
- Creare un sito web per affitti vacanze, possibilmente dotato di un’apposita applicazione per consentire ai clienti di prenotare in modo diretto. Il sito deve presentare una descrizione completa della struttura, includere delle foto ben rappresentative e, possibilmente, essere arricchito con dei video. Per ottenere un alto numero di visite delle pagine, il property manager deve attenersi alle regole SEO per essere premiato sui motori di ricerca e può lanciare delle campagne pubblicitarie sul web
- Scegliere il portale per affitti vacanze più conveniente: il gestore della struttura può scegliere una o più OTA su cui pubblicizzare la casa vacanze. Naturalmente, il suo compito sarà anche quello di effettuare le iscrizioni alle piattaforme prescelte, da Airbnb a Holidu, da Booking e Vrbo, e di creare degli annunci accattivanti.
Gestione dei prezzi
La maggior parte delle OTA offre la possibilità di accedere a dei prezzi intelligenti, stabiliti direttamente dall’agenzia sulla base dei dati elaborati attraverso un preciso algoritmo. Il property manager, tuttavia, può svolgere tale compito in maniera autonoma, individuando a seconda dei suoi studi e delle sue conoscenze il prezzo più adatto da applicare per notte, valutando elementi come la stagionalità e la posizione geografica dell’immobile.
Faccende burocratiche
Per ottenere l’autorizzazione ad affittare la casa per brevi periodi bisogna svolgere diverse operazioni online, indispensabili per accreditare la struttura e per dichiarare alla Polizia la presenza degli ospiti. Oltre a occuparsi di questi aspetti, il property manager gestisce anche le spese a carico dell’appartamento e monitora i consumi.
Prenotazioni e rapporti con i clienti
Dopo aver realizzato il sito e aver inserito gli annunci sulle OTA, si passa alla fase della presa in carico delle prenotazioni. Il gestore di affitti vacanze, quindi, andrà a verificare in tempo reale un insieme di aspetti, come ad esempio:
- Il controllo del calendario, facendo attenzione a evitare l’overbooking
- La comunicazione con gli ospiti, rispondendo prontamente a eventuali domande e richieste
- Il check-in, provvedendo personalmente all’accoglienza degli ospiti, delegando una persona di fiducia o istituendo un servizio di self check-in
- Le recensioni, aspetto molto importante per migliorare la reputazione della struttura, con lo scopo di ottenere visibilità e credibilità maggiori.
Quando ho bisogno di un gestore di affitti per vacanze?
Voglio affittare la mia casa vacanze, ma come faccio a sapere se mi serve un property manager? Questo dipende da una serie di circostanze come:
- Mancanza di tempo: nel caso in cui, sia per ragioni di tipo professionale sia per questioni legate ai tuoi impegni familiari, non hai tempo a sufficienza per occuparti in prima persona delle responsabilità che derivano da una casa vacanze
- Intendi ottimizzare i guadagni: se non disponi delle corrette conoscenze su come gestire gli affitti per vacanze, probabilmente non raggiungeresti gli obiettivi prefissati. Sebbene collaborare con un property manager presenti dei costi, la corretta determinazione dei prezzi, una mirata campagna di marketing e una pronta comunicazione con i clienti ti assicureranno un maggiore tasso occupazionale della struttura
- Non hai conoscenze sulla burocrazia: accreditare la struttura, inviare alla Polizia i dati degli ospiti e procedere con il pagamento delle imposte sono operazioni che richiedono una conoscenza approfondita del settore. Grazie a un gestore della proprietà potrai fare affidamento sulla sua professionalità per affrontare ogni questione legata alla tua struttura
- Vivi lontano dalla casa vacanze: per gestire personalmente la tua struttura ricettiva, e quindi effettuare i controlli sulla pulizia, accogliere gli ospiti e verificare il funzionamento degli apparati, devi necessariamente vivere nei pressi della proprietà. Se risiedi in una località distante, di conseguenza, hai bisogno di un property manager
- Non sei pratico nell’uso dei dispositivi elettronici: pubblicizzare una casa vacanze richiede al giorno d’oggi ottime competenze informatiche, poiché nella maggior parte dei casi le strutture vengono promosse attraverso i siti web e mediante le OTA. Quindi, un property manager fa al caso tuo se sei poco pratico con la tecnologia.