Cartella delle informazioni per gli ospiti di una casa o appartamento vacanza
Cosa deve contenere la cartella perfetta con tutte le informazioni per gli ospiti
Cosa fanno di solito i viaggiatori subito dopo il check-in in un appartamento vacanza? Guardano nella cartella delle informazioni per gli ospiti per ottenere dettagli sull’alloggio e sulle possibilità nella zona circostante.
La cartella degli ospiti, nota anche come cartella informativa, è una delle cose più utili che puoi fornire ai tuoi ospiti. Con una cartella degli ospiti ben preparata, ti assicuri come host che i vacanzieri si sentano subito a casa nel tuo appartamento vacanza.
Ma quali contenuti dovrebbero essere inclusi nella cartella degli ospiti e come renderla piacevole e facile da consultare? Risponderemo a queste e altre domande in questo articolo.
Cosa non può assolutamente mancare nella cartella degli ospiti
Per evitare che la cartella informativa diventi un voluminoso tomo e poco altro, l’attenzione principale è quella di fornire ai tuoi ospiti informazioni interessanti, utili e pratiche sulla tua casa vacanze e sulla zona in cui si trova.
Pertanto, la cartella degli ospiti dovrebbe essere suddivisa in sezioni separate e utili. In questo modo la cartella rimane organizzata e le informazioni sono facilmente accessibili per i viaggiatori. Ecco una lista di cosa non dovrebbe assolutamente mancare in una cartella degli ospiti perfetta:
1. Dai il benvenuto ai tuoi ospiti
Usa la copertina o la parte iniziale della cartella per dare il benvenuto ai tuoi ospiti e accoglierli nel tuo appartamento vacanze. Specialmente se non puoi salutare personalmente i tuoi ospiti all’arrivo, un messaggio di benvenuto è un buon modo per stabilire comunque un legame personale con loro.
2. Informazioni sull’appartamento vacanze
Anche se i tuoi ospiti sono soliti trascorrere le loro vacanze in un appartamento vacanza e quindi hanno dell’esperienza quando si tratta di alloggiare in questo tipo di struttura, ricorda sempre che ogni alloggio è unico, e quindi ogni casa vacanza è un nuovo inizio per loro.
In questa sezione dovresti elencare le regole del tuo alloggio che devono essere osservate. Questo include soprattutto il regolamento interno e le regole della casa, le politiche di noleggio e le istruzioni chiare su come funzionano elettrodomestici o altri servizi nel tuo appartamento vacanza.
- Ci sono regole specifiche da seguire nell’alloggio?
- C’è qualcosa di speciale da considerare in cucina o in bagno?
- Quando e dove devono essere smaltiti i rifiuti e dove si trova il contenitore per il vetro più vicino?
- Sono ammessi animali domestici nell’alloggio?
- È permesso fumare nell’alloggio?
3. Uso di internet, televisione, lavatrice e altro
L’accesso wireless a internet è una delle cose più importanti per gli ospiti vacanza. Pertanto, spiega brevemente e semplicemente nella tua cartella degli ospiti come connettersi al Wi-Fi del tuo alloggio.
Spiega anche come funziona la televisione e il telecomando. Questo include anche una panoramica dei canali TV disponibili. Altre informazioni importanti in questa sezione sono istruzioni e informazioni su:
- Codici di accesso
- Connessione a piattaforme di streaming
- Codici di sicurezza
- Connessione internet
- Riscaldamento e termostati
- Uso di elettrodomestici da cucina, lavatrice, asciugatrice…
- Uso di barbecue, camino, piscina, vasca idromassaggio, sauna…
Se hai anche delle strutture “smart home” nella tua casa vacanza, dovresti fornire informazioni utili a riguardo nella cartella degli ospiti, o dare loro tutte le informazioni necessarie già all’arrivo.
4. Ristoranti, bar e negozi nella zona
Di solito gli ospiti di un alloggio vacanza sono più che in grado di provvedere a se stessi ma qualche suggerimento è sempre ben accetto anche dai vacanzieri più indipendenti: segnala loro dei ristoranti e dei bar, delle opzioni per lo shopping nelle vicinanze, come ad esempio supermercati, panetterie, negozi biologici, opzioni per consegne a domicilio, mercatini o mercati, o ancora centri commerciali.
Utili anche i dettagli su dove si trova la stazione di servizio più vicina, i punti di ricarica per veicoli elettrici o i bancomat.
5. Attività e idee per il tempo libero
Alcuni ospiti si informano prima delle vacanze su quali attività e luoghi visitare nella zona o nella regione. Altri ospiti si fanno prendere dal momento e decidono estemporaneamente cosa fare.
Tuttavia, specialmente le famiglie con bambini apprezzano i consigli utili – e come host di casa vacanze, sicuramente conosci meglio di loro la zona circostante. Ad esempio, potresti scrivere una lista di quelle che secondo te sono le migliori 10 attività da fare. O potresti creare un piccolo catalogo con i percorsi escursionistici e ciclistici più popolari, i punti panoramici e le spiagge nella zona della tua casa vacanza o altro.
Quindi usa questa sezione della cartella degli ospiti per una panoramica delle idee per il tempo libero. Possono essere consigli per una gita di un giorno nelle città vicine, attività sportive, parchi tematici e parchi divertimento, nonché altre dritte per attività adatte ai bambini.
Forse hai anche dei volantini o dei dépliant turistici che puoi includere nella cartella degli ospiti. Inoltre ricorda che puoi anche decidere di collaborare con alcune aziende locali e suggerire le loro attività agli ospiti del tuo appartamento vacanze.
6. Eventi speciali nella regione
Un momento clou per gli ospiti di una casa vacanza sono gli eventi speciali che si ripetono ogni anno – che sono molto spesso proprio la ragione per cui i viaggiatori si recano in un preciso luogo. Informati sugli eventi speciali nella zona in cui si trova la tua casa vacanze, che si tratti di festival o altre occasioni particolari e aggiungi tutto ciò alla tua cartella degli ospiti, magari creando una sorta di calendario degli eventi con informazioni su quelli più popolari.
7. Mappa o cartina della zona
Per dare ai tuoi ospiti un’idea del luogo e dei dintorni, una buona idea può essere quella di creare una mappa o cartina della zona segnalando dove si trova la struttura, in modo da consentire loro di orientarsi al meglio.
8. Numeri di telefono di emergenza e contatti
Gli ospiti nel corso della loro vacanza non dispongono di tutte le cose che solitamente hanno a disposizione nella loro casa. Ecco perché gli ospiti si sentiranno particolarmente al sicuro con te come host se sapranno che stai pensando alla loro sicurezza.
In questo punto della cartella degli ospiti, oltre ai tuoi dati di contatto personali, dovresti anche includere un elenco di numeri di emergenza importanti, come ad esempio per farmacie, medici e ospedali, nonché veterinari se i tuoi ospiti vacanza arrivano con animali domestici al seguito.
9. Trasporti pubblici
Aiuta i tuoi ospiti a esplorare la zona. In questa sezione della cartella degli ospiti, puoi fornire gli orari degli autobus e dei treni, i loro contatti e altre informazioni utili, come ad esempio:
- Percorsi e orari degli autobus
- Servizi di taxi e shuttle
- Noleggi auto
- Stazioni ferroviarie e aeroporti
- Mappe della zona e della città
10. Informazioni utili per l’arrivo e la partenza
Se vuoi inviare la cartella degli ospiti come file PDF via email ai futuri ospiti prima del loro arrivo, assicurati di includere informazioni utili per quando arrivano e per quando vanno via. Questo include il tuo indirizzo completo con coordinate e indicazioni dalla stazione ferroviaria o dall’aeroporto più vicino.
Informa anche i tuoi ospiti sull’eventuale disponibilità di parcheggi, nel caso in cui gli ospiti arrivino in auto.
Spiega anche come avverrà la consegna delle chiavi e se ci sono regole specifiche per il check-in e il check-out.
Il tono giusto è importante
Una cartella degli ospiti non serve solo a trasmettere informazioni, ma suscita anche sentimenti. Perciò, assicurati sempre di usare un tono amichevole – questo è particolarmente importante nell’area delle regole della casa. Quindi evita assolutamente parole come “dovreste/i”, “devi/dovete” o “vietato”.
Design della cartella degli ospiti
Il design della cartella degli ospiti gioca anche un ruolo importante e dovrebbe sempre essere in linea con l’ambiente della tua struttura.
Spetta a te decidere se optare per una cartella rilegata o un raccoglitore. Il raccoglitore ha il vantaggio che puoi scambiare rapidamente singole pagine che intendi modificare nel tempo. Tuttavia, la cartella rilegata ha un aspetto più elegante.
Ma che sia una cartella o un raccoglitore: lo stato della cartella degli ospiti è cruciale. Perciò, controlla regolarmente la cartella degli ospiti e sostituisci le pagine consumate e rovinate.
Conclusione
Gli ospiti apprezzano trovare informazioni sull’alloggio vacanza e sulla zona circostante rapidamente e facilmente in loco. Pertanto, una cartella degli ospiti ben attrezzata è probabilmente una delle cose più utili che puoi fornire loro.
Oltre al contenuto della cartella degli ospiti, anche il design e l’approccio sono cruciali.
La cosa più importante è organizzare le informazioni in modo chiaro in diverse sezioni. Con un indice dopo la copertina o dei segnetti corrispondenti a ciascuna sezione, i tuoi ospiti possono trovare i singoli contenuti più rapidamente.
Si consiglia di aggiungere alcune pagine bianche aggiuntive alla fine della cartella degli ospiti. Su queste pagine, i tuoi ospiti possono lasciare elogi, critiche, desideri e suggerimenti. Con queste preziose informazioni, puoi migliorare il tuo alloggio vacanza e aumentare così la soddisfazione dei tuoi ospiti. Questo si tradurrà auspicabilmente in recensioni più positive, che a loro volta aumenteranno il tasso di occupazione del tuo appartamento vacanze.