Come automatizzare la tua attività di affitto di case e appartamenti vacanza

Dicembre 2024

Gestire una casa vacanze comporta l’espletamento di varie procedure. Gli host, infatti, devono preoccuparsi di pubblicizzare la struttura, di selezionare i giorni in cui affittarla e di stabilire i prezzi da applicare, oltre a provvedere alle pulizie dell’appartamento, alla consegna delle chiavi e alla comunicazione con gli ospiti. Se sei fra quelli che si dicono: “Affittare la mia casa per le vacanze è troppo impegnativo, esisterà un modo per automatizzare la mia attività?” sappi che la risposta è sì. Fortunatamente, molte operazioni che competono agli host al giorno d’oggi possono essere gestite in modo totalmente automatizzato. Sono disponibili, infatti, diversi strumenti che permettono di migliorare la gestione dell’affitto per vacanze e di diminuire la quantità di compiti a tuo carico. Ecco alcuni suggerimenti su come automatizzare la tua attività di affitto per vacanze.

Gestire le prenotazioni tramite software

La gestione delle prenotazioni risulta abbastanza semplice per chi affitta un solo appartamento o una sola stanza. In questo caso, infatti, puoi limitarti a inserire un annuncio su un portale di affitto per vacanze, come Booking, Airbnb e Holidu, e stabilire i giorni in cui vuoi mettere a disposizione il tuo immobile oppure lasciarlo libero. Sarà la piattaforma stessa ad automatizzare l’affitto per vacanze e ad inviarti una notifica nell’esatto momento in cui avviene una prenotazione. Discorso diverso è se intendi utilizzare più piattaforme per affittare il tuo appartamento. In tal caso devi effettuare una sincronizzazione dei calendari tra le varie OTA a cui ti affidi, al fine di evitare il rischio di overbooking, ovvero la spiacevole circostanza in cui si ricevono più prenotazioni per lo stesso giorno ma si dispone di un solo immobile. Generalmente, le agenzie online dove puoi annunciare la tua casa vacanze sono dotate di sistemi integrati per la sincronizzazione dei calendari con le altre OTA, fattore essenziale per scongiurare la presenza di prenotazioni che non puoi ricevere. È più complesso, invece, se gestisci sia più piattaforme sia più appartamenti o stanze. Per migliorare la gestione dell’affitto per vacanze, in tale situazione, puoi affidarti a un channel manager. Si tratta di software che sincronizzano tutte le prenotazioni ricevute, elaborando rapidamente i vari processi e permettendoti di controllare la situazione in tempo reale adoperando soltanto l’interfaccia del channel manager, senza passare dalle OTA. Un prezioso strumento per coniugare automatizzazione ed incremento delle prenotazioni, per una perfetta sinergia tra più siti web di affitto per vacanze.

Il self check-in e il self check-out

La consegna fisica delle chiavi dell’immobile è probabilmente una delle problematiche più comuni tra gli host. Non sempre, infatti, gli ospiti arrivano all’orario concordato oppure hanno esigenze particolari, come ad esempio effettuare il check-in a tarda ora. Tra i metodi più efficaci per automatizzare l’attività di affitto per vacanze ci sono i check-in e check-out automatici. Hai diverse possibilità per consentire agli ospiti di accedere autonomamente all’appartamento, tra cui:

• Installare una serratura smart che offre l’opportunità di aprire la porta della casa vacanze digitando un codice. In questo modo, non sarai costretto a consegnare le chiavi di persona, beneficiando di un considerevole risparmio di tempo.
• Installare un box in cui inserire le chiavi. Il box funziona, nella maggior parte dei casi, attraverso una combinazione numerica: inserito il codice corretto, la scatola si aprirà e l’ospite potrà ritirare in maniera autonoma le chiavi. Installa il box in un posto comodo da individuare.

Le pulizie dell’appartamento vacanze

Altro ambito su cui puoi lavorare per migliorare la gestione dell’affitto per vacanze è quello relativo alle pulizie. Se non intendi occupartene personalmente, dovrai necessariamente rivolgerti a una persona competente. Per far conoscere al tuo collaboratore i giorni e gli orari in cui richiedi il servizio, puoi creare un calendario sincronizzato, con lo scopo di evitare fraintendimenti. Se preferisci non lasciare al collaboratore le chiavi dell’appartamento, puoi ricorrere all’accesso autonomo all’abitazione tramite serratura smart o attraverso il box. Se sei un host che opera a livello professionale e affitta numerosi appartamenti, puoi usare anche in questo caso uno specifico software. Sono presenti sul mercato, infatti, delle applicazioni che fanno da tramite tra gli host e le imprese di pulizia, in modo che queste ultime possano intervenire tempestivamente tra una prenotazione e l’altra, e far trovare sempre la casa in perfetto stato. Stesso discorso si applica alle operazioni di manutenzione: se non hai delle persone fidate che controllano periodicamente la tua abitazione, puoi affidarti a una piattaforma specializzata. 

Messaggi e feedback automatizzati

Comunicare efficacemente con gli ospiti può fare la differenza per un host, specie per quanto concerne le risposte relative alle domande sulle prenotazioni. Le OTA più conosciute ti offrono l’opportunità di impostare dei messaggi automatici da inviare agli ospiti in determinati momenti. Ad esempio, puoi creare dei testi contenenti le indicazioni per raggiungere l’abitazione o per fare il check-in, magari da inviare un paio di giorni prima dell’arrivo del cliente, oppure redigere un messaggio di benvenuto da recapitare subito dopo la ricezione della prenotazione. Sfruttando i messaggi automatizzati, inoltre, potrai ricordare agli ospiti di lasciare una recensione sulla propria esperienza di soggiorno, ottimo metodo per incrementare il numero di feedback ricevuti. Sono disponibili delle piattaforme che si occupano proprio delle recensioni, una buona idea per automatizzare l’affitto per vacanze e, al contempo, ottenere più feedback e farti risparmiare tempo prezioso.

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L’aggiornamento intelligente dei prezzi

Uno degli aspetti che gli host devono curare con attenzione è quello relativo ai prezzi da applicare. Molte OTA integrano un’opzione che permette di affittare l’appartamento per le vacanze al prezzo di mercato più idoneo in quel preciso momento, grazie a un sistema automatizzato. Questa funzione si rivela utile per evitare di dover aggiornare manualmente il prezzo della struttura ogni giorno. Sarà l’agenzia stessa a correggere l’offerta in base ai risultati di un potente algoritmo, che tiene conto di diversi fattori per calcolare i prezzi da stabilire, come ad esempio:

• La richiesta di appartamenti in quel determinato periodo situati nella tua zona
• La vicinanza o la lontananza rispetto al giorno della prenotazione
• La presenza di eventi di particolare interesse nei pressi della tua struttura
• Le tendenze stagionali e la concorrenza, in particolare se la tua abitazione si trova in zone balneari o montane.

La gestione automatica dei pagamenti

Se usi più piattaforme, oltre al tuo sito web di affitto per vacanze, potresti trovare delle difficoltà nell’incasso dei pagamenti. Per semplificare le operazioni, hai la possibilità di usare direttamente le tue OTA di riferimento per riscuotere la cifra dal cliente, oppure affidarti a delle piattaforme specializzate per gli affitti, che ti tutelano anche da eventuali frodi. Qualora tu abbia scelto come regime fiscale la cedolare secca, in buona parte dei casi potrai far versare le tasse direttamente all’agenzia che si occupa di affittare il tuo appartamento per le vacanze: la piattaforma calcolerà le imposte, decurterà le commissioni del servizio e ti invierà il pagamento netto che ti spetta.

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