Come creare una fattura per le case vacanza

Come creare una fattura per le case vacanza

Chi è solito affittare appartamenti vacanze, ha tra i suoi obblighi quello di rilasciare agli ospiti la fattura, in cui vengono specificati vari dati, dalle generalità delle parti all’importo. Trattandosi di un documento ufficiale, deve essere redatto con cura, evitando di commettere errori. Ecco come creare una fattura perfetta per affitto vacanze.

Differenza tra fattura e ricevuta fiscale

La fattura viene emessa da chi opera a titolo professionale nel settore, ovvero da coloro che sono titolari di una partita IVA, a prescindere che si tratti di aziende o di liberi professionisti. Invece la ricevuta fiscale, denominata anche fattura per affitto casa vacanze tra privati, può essere rilasciata da chi affitta la propria casa vacanze occasionalmente. In questo caso, l’affittuario non ha un vero e proprio obbligo nel rilasciare il documento, anche se si raccomanda di farlo. Nella maggior parte dei casi, la ricevuta viene compilata come garanzia verso l’ospite che ha pagato in contanti: non essendo stato effettuato un versamento tracciabile, infatti, la ricevuta fiscale rappresenta un buon sistema per avere a disposizione un documento che attesti l’avvenuta transazione. La fattura e la ricevuta fiscale contengono sostanzialmente gli stessi elementi.

La marca da bollo

Qualora il totale della fattura oppure della ricevuta fiscale per affitti vacanze superi la cifra di 77,45 euro, hai l’obbligo di apporre sul documento una marca da bollo del valore di 2 euro. La marca da bollo è facilmente reperibile presso gli uffici postali e presso i tabaccai. Se affitti la tua casa vacanze di frequente, è bene tenere sempre a portata di mano delle marche da bollo, onde evitare di esserne sprovvisto al momento di rilasciare il documento.

Quante copie occorrono?

Devi redigere la fattura in duplice copia: una copia rimane a te, l’altra all’ospite. L’originale, ovvero la copia su cui va apposta la marca da bollo, è quella destinata al cliente. Hai la facoltà di emettere la fattura sia in formato cartaceo sia in formato digitale, da inviare possibilmente via e-mail.

Cosa succede in caso di errori in fattura?

Se hai commesso un errore nella fattura per affittare l’appartamento vacanze, non puoi correggerlo attraverso una modifica. Per annullare l’errore, l’unico sistema è quello di creare una nuova fattura, naturalmente con un nuovo numero di riferimento, indicando che si tratta di un documento che serve a correggere l’errore commesso. Successivamente dovrai annullare la precedente fattura emettendo una nota di credito.

Devo emettere fattura anche se intendo affittare la mia casa vacanze tramite un portale per affitti vacanze?

Se per pubblicizzare la tua casa vacanze ricorri a un sito OTA, la questione non cambia: devi in ogni caso emettere la fattura oppure la ricevuta fiscale se ti viene chiesta dal cliente. I siti in questione, infatti, si occupano di offrirti maggiori possibilità di affittare la casa vacanze, ma non rilasciano per te alcuna fattura o ricevuta, in quanto sei tu il proprietario o il gestore della struttura.

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Quali dati inserire nella fattura

Indipendentemente dal fatto che utilizzi il tuo sito web per gli affitti vacanze o un portale per affitti vacanze, come ad esempio Holidu, la compilazione del documento deve contenere determinate informazioni.

I dati della transazione

Tra gli elementi distinti della fattura ci sono:

• Il numero progressivo della fattura o della ricevuta, il quale parte dal numero 1 ogni primo gennaio.
• I dati anagrafici del proprietario in caso di ricevuta fiscale, come nome, cognome, indirizzo di residenza e codice fiscale.
• I dati relativi al professionista o all’azienda, ovvero denominazione, partita IVA, indirizzo.
• I dati dell’ospite, come nome e indirizzo di residenza, i quali vanno anche comunicati sul portale degli alloggiati della questura.
• Data e luogo in cui è stata emessa la fattura o la ricevuta. La data corrisponde al momento in cui viene effettuato il pagamento, che può essere anche antecedente al giorno in cui l’ospite è arrivato presso la struttura.

I dati della prenotazione

Ogni documento deve presentare tutti quei dati che sono strettamente relativi alla prenotazione, tra cui:

• L’indirizzo della casa vacanze, specificando con precisione l’ubicazione dell’immobile.
• Il numero delle persone che saranno ospitate nell’appartamento, dato che occorre anche a calcolare l’eventuale tassa di soggiorno da versare presso il Comune in cui sorge l’immobile.
• La data di check-in e quella di check-out degli ospiti.

Le informazioni sui pagamenti

La sezione che riguarda il pagamento è la più variabile in assoluto, poiché nella formazione del prezzo possono entrare in gioco elementi come le spese per la pulizia e la tassa di soggiorno, nonché la cauzione versata dal cliente.

Gli elementi più comuni in una fattura per gli affitti vacanze sono:

• La cauzione, ossia l’importo che viene rilasciato sia per coprire eventuali danni provocati alla casa vacanze da parte degli ospiti, sia per tutelare il gestore nel caso in cui il cliente decida di annullare la prenotazione. La cauzione va sottratta dal prezzo finale qualora non si sia verificato alcun problema, oppure va restituita al cliente in caso di pagamento già avvenuto.
• Costi accessori, come ad esempio quelli da applicare per le pulizie di fine soggiorno, anch’essi da conteggiare nel totale della fattura.
• L’importo per giorno e il numero totale di giorni in cui il cliente è stato ospite della casa vacanze.
• L’importo totale netto.
• L’applicazione delle imposte, come ad esempio l’IVA nel caso di fattura affitto vacanze, e la tassa di soggiorno, ovvero l’imposta eventualmente prevista per ciascun ospite applicata dai Comuni.
• L’importo lordo, il quale è composto dall’importo totale più le imposte da applicare.
• Il metodo di pagamento utilizzato. Nel caso di pagamento in contanti, ricordati di rispettare il limite stabilito dalla legge, che prevede un tetto di 5.000 euro per transazione.

Esempio di fattura per affitto vacanze

Al fine di emettere fatture velocemente, puoi creare un modello di fattura per affitto vacanze tramite un editor di testo, in modo tale da dover inserire di volta in volta solo poche informazioni per poi procedere con la stampa. Inserisci in alto al centro una dicitura come “Fattura per affitto breve” e sotto a sinistra i tuoi dati o quelli della tua azienda, scrivendo a destra i riferimenti per il numero della fattura. Prosegui verso il basso creando degli spazi in cui scrivere i dati del cliente e dell’immobile e le date di check-in e di check-out. Crea uno spazio sottostante in cui inserire tutte le voci di pagamento, comprese la tassa di soggiorno e le spese per le pulizie, così da formare l’importo totale che il cliente deve versarti, specificando più in basso la modalità di pagamento. Destina uno spazio per l’eventuale bollo da apporre, per la data e per il luogo di rilascio del documento.

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