Come gestire il calendario delle prenotazioni per case e appartamenti vacanza

Maggio 2024

Le prenotazioni non sono nient’altro se non il centro del business degli affitti vacanze e gestirle nel modo migliore è più di un obbligo: è una necessità e una sfida per prosperare e ottenere il massimo rendimento economico. In questo articolo ti offriremo consigli e tecniche per una buona gestione del tuo appartamento vacanza riguardo al calendario delle prenotazioni: noi di Holidu, infatti, abbiamo una missione: unire le destinazioni dei nostri ospiti e degli host per garantire un soggiorno da sogno. Unisciti a noi!

Organizzazione delle date disponibili

Organizzare in modo ordinato, rigoroso, metodico e in tempo reale le date disponibili nella tua sistemazione è assolutamente fondamentale per gestire bene il tuo affitto vacanza. A tal fine ti consigliamo di avere un calendario centralizzato che raccolga tutte le prenotazioni confermate e che sia costantemente aggiornato per facilitare l’interazione con gli ospiti in qualsiasi momento. L’arrivo e la partenza degli ospiti devono essere controllati in ogni momento.

Ciò che non dovrebbe mai e poi mai accadere in nessun caso nella nostra casa vacanze è che due prenotazioni si sovrappongano e che alcuni ospiti rimangano senza alloggio. Questo potrebbe comportare, oltre a una perdita di entrate, un problema di reputazione. Potremmo ricevere recensioni negative compromettendo la percezione dei nostri clienti, anche se noi vogliamo promuovere esattamente il contrario: un passaparola positivo che rifletta la nostra professionalità. Dobbiamo trasmettere che la nostra attività è solida, che siamo proprietari seri che si impegnano per le legittime esigenze dei propri clienti.

Hai bisogno di organizzare le date del tuo calendario in modo efficiente? Holidu ti offre l’integrazione di vari calendari di prenotazione con i suoi servizi specializzati di Holidu Channel Manager. Con questo sistema il tuo affitto vacanza sarà pubblicato su fino a 27 portali di prenotazione online, e sarà visibile a milioni di potenziali viaggiatori. Ti illustriamo i principali vantaggi di questo sistema di gestione del calendario per la tua casa vacanze:

• Avrai un calendario di prenotazioni omnicanale e perfettamente centralizzato. Dimentica le preoccupazioni sui diversi modi per acquisire clienti; Holidu centralizza tutto per te e controllando una sola piattaforma potrai vedere tutte le richieste di prenotazione: più semplice di così?
• Riceverai il pagamento prima del check-in. Il pagamento anticipato della prenotazione ti consentirà di avere liquidità in caso di necessità di fondi per risolvere eventuali problemi, ma ti darà anche tranquillità perché ti consentirà di evitare possibili frodi fin dal primo giorno.
• Avrai a disposizione una consulenza specializzata per stabilire i tuoi prezzi per ciascuna stagione. Se non sai quali prezzi assegnare a ogni stagione, non preoccuparti: Holidu ti fornirà linee guida per fissare un prezzo competitivo sul mercato.
• Avrai a disposizione un team professionale per creare il tuo annuncio, con foto di qualità che mostrano la migliore versione della tua proprietà al fine di attrarre più ospiti.
• Tu e gli ospiti avrete a disposizione un servizio clienti, e quindi in caso di dubbi ci sarà sempre un professionista degli affitti vacanze dall’altra parte del telefono o dello schermo per aiutarti.

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Regole da osservare durante il soggiorno: aspetto fondamentale!

Come host dobbiamo stabilire una serie di regole e norme di convivenza trasparenti, rigorose, chiare e che non diano adito a interpretazioni diverse da quelle espresse. Parliamo delle politiche di cancellazione, del check-in, del check-out, delle regole d’uso della proprietà (anche riguardo alla convivenza con i vicini), delle modalità di pagamento… Una volta stabilite queste regole, gli ospiti avranno molto più chiara la modalità di funzionamento del nostro appartamento vacanza e tutto andrà a gonfie vele. Per non rischiare, invia sempre agli ospiti prima dell’inizio del soggiorno un decalogo di regole in modo che possano conoscerle in anticipo.

Riguardo alle cancellazioni, stabilisci una politica di cancellazione trasparente, definita in anticipo, chiara, comprensibile, il più flessibile possibile e onesta. In questo senso, dovrai trattare con totale equità i tuoi ospiti. Le cancellazioni fanno parte della vita quotidiana degli affitti vacanza e dovrai abituarti a esse. Se vuoi minimizzarle, fai valere questa tua volontà nei contratti di prenotazione (magari non dando la flessibilità massima) così che alla fine a prenotare siano solo clienti realmente interessati.

Sincronizzazione con più piattaforme: l’importanza della comunicazione

Per mantenere un controllo completo, dinamico e rigoroso delle prenotazioni nel tuo alloggio vacanza avrai anche bisogno di stabilire una comunicazione fluida con la clientela. Questa comunicazione può e deve essere multicanale fin dall’inizio, ovvero deve avvenire attraverso canali diversi: telefono, social media, piattaforme di affitto vacanza, messaggistica istantanea (WhatsApp, Telegram…), e-mail, ecc.

La possibilità di effettuare una prenotazione o una cancellazione tramite diversi canali non è solo un vantaggio per eventuali cancellazioni o per risolvere richieste dell’ultimo minuto, ma è anche un vantaggio competitivo rispetto agli alloggi che non sono ancora presenti sulle principali piattaforme. Più facilità offriamo al nostro pubblico di riferimento, meglio è. La nostra presenza omnicanale può portare a recensioni positive; tienilo sempre ben presente.

D’altra parte ti ricordiamo che alcuni proprietari, soprattutto quelli che gestiscono più affitti vacanze, optano per avere una segreteria virtuale personalizzata. Questo servizio consente loro di rispondere in qualsiasi momento alle chiamate telefoniche e alle e-mail che ricevono. È un’opzione da considerare, ma dipenderà in gran parte dalla tua capacità di investimento.

Ma attenzione! La sincronizzazione delle prenotazioni e delle cancellazioni effettuate attraverso i diversi canali deve essere rigorosa: solo mantenendo un calendario aggiornato sarà possibile conoscere la disponibilità dell’immobile al momento di prenotare una vacanza in tempo reale. È fondamentale monitorare attentamente le tue proprietà durante la stagione alta o nei fine settimana o nelle date speciali in cui hai offerto sconti agli ospiti, in quanto si tratta delle date più complesse da gestire.

Come ottimizzare la gestione del tempo

Abbiamo già visto che l’implementazione di software adeguati e/o servizi di un’azienda che contribuiscono a espandere le connessioni con i clienti sono fondamentali per rendere redditizio il tuo immobile. Ma ci sono molte altre strategie per risparmiare tempo e rendere più dinamico il tuo business. Ad esempio, puoi automatizzare i servizi di pulizia e manutenzione del tuo appartamento o affitto vacanza e quindi stabilire orari fissi e regolari che facilitino il coordinamento di tali servizi.

Inoltre, puoi anche utilizzare specifici programmi o app specializzate per gestire tutta la contabilità finanziaria. Ci sono proprietari che esternalizzano tutti i servizi del loro immobile, compresa la gestione e la segreteria. Hai mai valutato l’opzione della subcontrattazione o del subappalto?

Noi di Holidu siamo esperti nel facilitare e semplificare ai proprietari la gestione delle loro prenotazioni: segui i nostri consigli e potrai dare quel salto di qualità e professionalità che stavi cercando. E se hai bisogno di consulenza tecnica, siamo sempre pronti ad aiutarti. Con Holidu potrai consolidare il tuo business e ottenere il massimo rendimento.

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