Come evitare le cancellazioni delle prenotazioni in case o appartamenti vacanza
Strategie e consigli per evitare la cancellazione delle prenotazioni per il tuo affitto vacanze e tutte le conseguenze che ne derivano.
- Comunica chiaramente le politiche di cancellazione e i dettagli dell’alloggio per ridurre le cancellazioni.
- Offri agli ospiti l’opzione di cambiare la data della prenotazione invece di cancellarla.
- Implementa tariffe non rimborsabili con incentivi come sconti o servizi aggiuntivi.
- Usa dati e analisi per identificare i modelli di cancellazione e adattare le tue strategie di offerta e comunicazione.
Maggio 2024
Come host di una casa vacanze, uno dei contrattempi più comuni è la cancellazione di una prenotazione: ognuna di esse significa parte del tuo lavoro che va in fumo. In parte è così, ma solo in parte, poiché dietro ogni cancellazione si celano informazioni rilevanti che possono diventare molto preziose per migliorare il tuo modello di business per il futuro. Continua a leggere se vuoi scoprire come gestire le cancellazioni delle prenotazioni di case e appartamenti vacanza.
La prima cosa da capire è che le cancellazioni di una prenotazione accadono: è un fatto da accettare e non bisogna né prendersela con gli ospiti né con se stessi e questo aspetto non ha nulla a che vedere con la tua struttura né con il tuo modo di essere host: le persone hanno imprevisti, sono spesso costrette a cambiare i propri piani e bisogna accettare tutto ciò con serenità. Accettare non significa, tuttavia, rimanere inermi, ma ti può aiutare a riflettere su cosa porti un ospite a fare una cancellazione e dunque anche di implementare strategie per tenere sotto controllo questo fenomeno. Se vuoi sapere come evitare le cancellazioni degli affitti turistici, ecco alcune delle misure più comuni tra i proprietari di case e appartamenti vacanze.
Politiche di cancellazione degli appartamenti vacanza: stabilisci quella più adatta alla tua struttura
La comunicazione chiara tra host e ospite è fondamentale per evitare cancellazioni da parte degli ospiti nella tua proprietà. Cerca sempre di descrivere bene la struttura curando ogni dettaglio, indicando chiaramente dove si trova esattamente l’alloggio, quali servizi troverà l’ospite e quali no. Spiega se il tuo appartamento vacanze dispone di una buona connessione a Internet, se quali elettrodomestici include e se ci sono supermercati e ristoranti vicini, questo perché se l’informazione è esatta e precisa, le cancellazioni saranno molte meno, ma se l’informazione è imprecisa, dubbi ed equivoci non tarderanno a sorgere.
Se durante il processo di prenotazione, inoltre, rispondi sempre all’ospite con professionalità e cordialità, creerai un legame che gli darà fiducia e sicurezza e ridurrai così le possibilità di cancellazione della prenotazione. Chiarisci per iscritto le politiche di cancellazione della tua casa vacanze e fornisci le informazioni in modo facilmente comprensibile. Anche se la presenza online contribuisce a fornire chiarezza sulle condizioni di prenotazione e sulle relative politiche, rafforza queste informazioni tramite email o telefonate. La parola d’ordine: rendere tutto non solo chiaro ma cristallino!
Proponi un cambio di data della prenotazione
Quando si verifica una cancellazione di una prenotazione, il primo consiglio è cercare di non perdere il cliente e quindi proponi di cambiare la sua prenotazione, ossia suggerisci un’altra data che possa andare bene e concorda un cambio senza costi se le circostanze lo permettono. In questo modo riuscirai a spostare l’ospite in un altro momento del calendario e non dovrai fare lo sforzo di acquisire un’altra nuova prenotazione.
Per riuscirci puoi incentivare questo cambio aggiungendo alcuni vantaggi. Ad esempio, cerca di rendere il calendario il più flessibile possibile o aggiungi alcuni servizi extra con cui l’ospite potrà contare se conferma il cambio di prenotazione. Tra questi puoi includere un posto auto, colazione gratuita, accordi con altre aziende per attività complementari (massaggi, kayak, visite turistiche) o un orario di check-in e check-out flessibile: gli ospiti apprezzeranno questo tuo gesto. In altre parole associa il cambio a nuovi vantaggi.
Implementa una strategia di opportunità non rimborsabili
Anche se questa decisione in merito alle politiche di prenotazione può causare resistenze in alcuni ospiti, se aggiungi alla prenotazione alcuni vantaggi (colazione inclusa, un giorno di soggiorno extra gratuito, ecc.) e contemporaneamente inserisci l’opzione “non rimborsabile”, otterrai prenotazioni e metterai al sicuro l’importo. Allo stesso modo, puoi richiedere un anticipo non rimborsabile e restituire il resto se la cancellazione viene effettuata entro il termine che hai indicato.
Per consolidare una buona strategia di opportunità si raccomanda di associare le tariffe non rimborsabili ai maggiori sconti o ai vantaggi di maggior valore. Una pratica comune, ad esempio, è associare le offerte last minute a tariffe non rimborsabili.
Per implementare con successo questa politica, le principali alleate sono la trasparenza e la chiarezza delle informazioni. Dovrai rendere molto chiaro il requisito “non rimborsabile” al momento della prenotazione e assicurarti che l’ospite lo accetti al momento della convalida della prenotazione.
Scambia la cancellazione di una prenotazione con un buono regalo
E se una cancellazione si trasformasse in un voucher? Questa è un’altra delle opzioni che gli host possono considerare per mantenere una prenotazione. Per fare ciò, puoi abilitare l’opzione di trasferire una prenotazione a un’altra persona sotto forma di buono regalo anziché la cancellazione. In questo caso, puoi generare un codice che una terza persona può utilizzare in date flessibili. Inoltre, puoi incentivare questo cambio implementando uno sconto, così da fidelizzare gli ospiti nel tuo appartamento vacanze.
Affidati ai dati per evitare cancellazioni
Studiare bene il nucleo centrale delle cancellazioni ti può aiutare a prepararti per evitarle. Questo significa fare analisi dei dati, mettere la tecnologia a disposizione dell’intelligenza umana e migliorare il processo decisionale per aumentare fluidità nelle prenotazioni.
Se disponi di una quantità sufficiente di dati, analizzali e traine valore. Saprai in quali date si verificano più cancellazioni, il motivo più comune per cui vengono effettuate, il profilo dell’ospite che tende a ritirarsi o la piattaforma che concede la maggior percentuale di cancellazioni. I dati sono un valore fondamentale nella strategia di business poiché permettono di perfezionare e modificare le offerte per avvicinarsi alle aspettative del pubblico target e così facendo sarai in grado di fornire un servizio che si adatta in modo più preciso a ciò che il cliente si aspetta.
Oggi la maggior parte delle piattaforme di appartamenti vacanza e dei software di gestione delle prenotazioni possono generare rapporti con dati rilevanti sulla tua casa vacanze. Si tratta di leggere le informazioni fornite da questi rapporti statistici con l’obiettivo di migliorare.
Conclusión
Conclusione
Se sei un host con spirito di iniziativa, lancia offerte ben strutturate con informazioni precise, trasparenti e facili da assimilare. Studia bene cosa vuole il tuo ospite, quali profili sono più affidabili e progetta un’offerta che risponda a ciò il visitatore cerca. E una volta effettuata la prenotazione, sii originale nella politica di cancellazioni e proponi alternative per evitare che si concretizzino. Gli ospiti apprezzeranno lo sforzo e le buone intenzioni, poiché a nessuno piace dover optare per un piano b!
Ora che conosci le politiche di cancellazione più comuni, cerca di implementarle o perfezionarle nella routine della gestione della tua struttura e vedrai come il tasso di cancellazioni diminuirà rapidamente. Non te ne pentirai!