Comunicazione efficace con gli ospiti di case vacanza o b&b

Marzo 2024

Come comunicare con gli ospiti? In qualsiasi attività che si rispetti, la comunicazione con il pubblico e soprattutto con i clienti è cruciale. Sapere come rivolgersi agli altri, generare simpatia, essere educati, trasmettere un’immagine positiva: comunicare bene è segno di professionalità e infonde fiducia negli ospiti. Dalle parole scelte nell’annuncio della tua casa vacanze su un portale all’abbigliamento che indossi quando accogli gli ospiti: ogni dettaglio conta. In questo articolo ti aiuteremo a perfezionare le tue capacità comunicative con gli ospiti grazie a una serie di consigli e raccomandazioni. Scopri uno per uno questi consigli di cui ogni host di alloggi vacanze non può decisamente trascurare.

Fai attenzione al modo in cui ti rivolgi ai tuoi ospiti

Utilizza le parole con cura nel modo in cui presenti la tua casa vacanze

Come comunicare efficacemente con gli ospiti? Se ti poni questa domanda, è importante sapere che la comunicazione degli host con gli ospiti è un elemento chiave per il successo di un’attività di affitto vacanze. Una comunicazione responsabile, concisa, diretta, amichevole e semplice è essenziale per attirare ospiti che soggiornino nella nostra casa o appartamento e soprattutto per farli tornare in futuro, a patto che garantiamo loro un’esperienza piacevole meritevole di essere ripetuta.

Di seguito ti elenchiamo una serie di suggerimenti che sono l’ABC che ogni bravo host dovrebbe conoscere quando pubblica l’annuncio di una casa vacanze. Queste sono le migliori pratiche per comunicare con gli ospiti:

• Presta massima attenzione al tuo aspetto e al modo di presentarti. Quando un ospite arriva in una casa vacanze si sente al sicuro vedendo che l’host si presenta con un aspetto curato e ordinato. È un segno di professionalità e dimostra che prendiamo sul serio il nostro lavoro. Opta per un abbigliamento neutro, formale, elegante, gioioso e discreto.
• Parla in modo chiaro e cerca di adattarti al livello degli ospiti. Se parli fluentemente un’altra lingua che ti permette di comunicare meglio con una viaggiatrice o un viaggiatore, non esitare a utilizzarla. Dai istruzioni molto chiare con gentilezza e parole semplici e comprensibili.
• Offri la tua conoscenza della zona quando proponi attività che i tuoi ospiti possono intraprendere. Fornisci agli ospiti informazioni preziose e sentiti la libertà di dare loro qualche consiglio atto a migliorare la loro esperienza turistica. Vedrai che questa cosa sarà molto apprezzata.
• Inoltre offri massima disponibilità ai viaggiatori. Informali che possono chiamarti in qualsiasi momento, specie in caso di emergenze, e mettiti effettivamente a loro disposizione qualora ne avessero bisogno.

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La trasparenza è molto apprezzata dagli ospiti

La trasparenza è un altro pilastro fondamentale di una buona comunicazione nel settore degli affitti vacanze. I viaggiatori che arrivano in un affitto vacanze non vogliono sorprese o shock; detestano essere addebitati costi aggiuntivi non previsti o scoprire che la struttura non dispone di alcune delle caratteristiche pubblicizzate.

In questo senso, dobbiamo essere molto chiari sui costi del soggiorno e su eventuali servizi associati che comportino una spesa. Dobbiamo anche essere onesti sulle peculiarità della struttura e sulle sue caratteristiche. Evidenzia i suoi vantaggi con attenzione ai dettagli ma senza mai esagerare o nascondere la realtà. E ovviamente esponi con la massima chiarezza le regole di convivenza fondamentali per evitare malintesi.

La trasparenza non è solo un valore aggiunto in termini di onestà, ma ci protegge anche in caso di lamentele o reclami. Se abbiamo chiarito bene le condizioni dell’accordo abitativo e il suo tipo di utilizzo eviteremo problemi in un secondo momento.

Cura al massimo anche la presenza online

Come host di una casa in affitto dobbiamo instaurare una comunicazione proattiva prima, durante e dopo il soggiorno. Questo “prima” implica che dovremo sviluppare una buona strategia sulla nostra presenza sui siti di affitti vacanze. In questo senso è fondamentale comunicare con precisione le caratteristiche dell’appartamento, evidenziarne i pregi, essere dettagliati, utilizzare fotografie di alta definizione che mostrino il luogo e le condizioni di affitto.

Inoltre, l’interazione deve essere semplice e senza intoppi. Che sia tramite una piattaforma come Holidu, tramite messaggistica istantanea o via email, come host dobbiamo essere disponibili e rispondere alle richieste entro 24 ore. Le risposte rapide sono un valore aggiunto per gli ospiti. In questo senso, bisogna familiarizzare con i diversi canali di comunicazione e assicurare quel carattere multicanale nel nostro servizio clienti.

Come risolvere un conflitto con gli ospiti?

L’importanza della comunicazione negli affitti vacanze raggiunge il suo apice nelle situazioni di crisi, dove dobbiamo dimostrare la nostra professionalità. Per affrontare un reclamo o un problema, prima di tutto dobbiamo mantenere una posizione calma, cortese e di ascolto attivo. Dobbiamo capire il punto di vista dei viaggiatori.

Presenta spiegazioni adeguate ai tuoi ospiti con sincerità e trasparenza; spiega i motivi delle regole del tuo affitto vacanze e offri soluzioni positive e concordate. Se non è possibile, intraprendi una negoziazione che miri a soddisfare i punti comuni. Un modo per evitare tali situazioni è registrare qualsiasi tipo di accordo o servizio. Ma, soprattutto, rivolgiti agli ospiti con compostezza, cortesia, formalità e serietà. La professionalità ti aiuterà in questi casi delicati.

Personalizza il trattamento degli ospiti il più possibile

Un altro dettaglio che aggiunge valore quando si vuole affittare un appartamento vacanze è personalizzare il trattamento per gli ospiti. Dal momento in cui la prenotazione viene formalizzata fino al follow-up successivo, puoi inviare messaggi specifici e personalizzati.

Ad esempio, se i tuoi ospiti sono una famiglia con bambini piccoli, puoi arricchire il soggiorno con alcuni giocattoli, offrire una culla nei tuoi servizi o fornire un elenco di attività da fare in famiglia. Se i tuoi ospiti sono giovani e vogliono divertirsi, indica loro i luoghi più divertenti della città o lascia loro un karaoke vicino alla TV, ad esempio. La magia degli host risiede nei dettagli.

Crea un’atmosfera accogliente

Uno dei consigli di base per gli host di alloggi vacanze è quello di creare un’atmosfera piacevole, calda e accogliente durante il soggiorno. Come promuoverlo? Cura i dettagli: metti messaggi di benvenuto all’ingresso, regala agli ospiti un kit di benvenuto, chiedi come è andato il viaggio, ecc. Non è necessario soffocare i viaggiatori, molti di questi dettagli possono essere piccoli ma in grado di fare la differenza e di instaurare una relazione di fiducia.

Chiedi una valutazione a soggiorno ultimato

Alla fine del soggiorno, offri ai tuoi ospiti un questionario in cui possono esprimere chiaramente e liberamente le loro impressioni sul servizio. Richiedi feedback costruttivi.

E continua a prenderti cura dei tuoi ospiti fino agli ultimi attimi del loro soggiorno: non costa nulla augurare ai viaggiatori un buon ritorno a casa quando partono, ringraziarli per il loro soggiorno nella tua casa vacanze o inviare loro di tanto in tanto per e-mail notizie e aggiornamenti sull’alloggio o su attività le lo riguardano. E se puoi permettertelo, offri loro un buono sconto per il successivo soggiorno. Ti aiuterà a fidelizzare il cliente qualora dovesse ritornare in zona o appositamente per farlo tornare in zona.

Abbiamo evidenziato l’importanza della comunicazione negli affitti vacanze e elencato delle buone prassi. Ora tocca a te sfruttare al meglio Holidu e la tua casa vacanze e, tramite una comunicazione curata,  donare ai tuoi ospiti un soggiorno davvero da sogno e indimenticabile.

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