Processo di selezione degli ospiti per case e appartamenti vacanza

Dicembre 2024

Tutti gli host di case vacanze hanno interesse a far sì che la propria struttura abbia un elevato numero di richieste da parte dei clienti: è basilare per garantire entrate costanti e rendere redditizia l’attività, a prescindere che venga esercitata in forma occasionale o imprenditoriale. Pubblicizzare la propria casa vacanze e crearsi una reputazione positiva, mettendo a disposizione una struttura priva di punti deboli, sono azioni che contribuiscono ad un aumento di richieste. Tuttavia, prima di accettare una prenotazione è di rilevante importanza assicurarsi che anche gli ospiti abbiano i requisiti necessari per affittare l’appartamento vacanze. Ecco dei consigli su come selezionare gli ospiti di un affitto vacanze per evitare spiacevoli inconvenienti con i clienti.

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Più semplicità con le OTA

La stragrande maggioranza delle prenotazioni degli appartamenti adibiti agli affitti turistici avviene online. Per far conoscere una struttura ricettiva, infatti, ci si appoggia spesso a un sito web per affitti vacanze, oppure si ricorre a una OTA, un portale per affitti vacanze che mette in contatto il gestore con il cliente. Tra i più noti del settore troviamo Airbnb, Booking e Holidu. In entrambi i casi, un buon host dovrebbe impegnarsi a proteggere la propria abitazione da eventuali danni che potrebbero provocare gli ospiti, nonché a salvaguardare i rapporti con i vicini. Degli ospiti rumorosi non farebbero altro che turbare la tranquillità della zona, e in quel caso sarai tu, in qualità di gestore, a subirne le conseguenze. Ma come evitare i cattivi ospiti? Alcune OTA sono provviste di appositi sistemi per arginare il pericolo, offrendo la possibilità di eseguire uno screening degli ospiti in affitto per vacanze. Vediamo gli strumenti messi a disposizione dalle principali agenzie.

Screening degli ospiti per Airbnb

Il processo di screening degli ospiti su Airbnb è intuitivo e funziona a dovere. Per evitare i cattivi ospiti su Airbnb è disponibile infatti il servizio Airbnb Guest Screening, che permette di selezionare i clienti in base ai requisiti richiesti. Per utilizzare correttamente il servizio bisogna disabilitare l’accettazione automatica delle prenotazioni. Una volta arrivata la richiesta, procedi in questo modo:

• Controlla il profilo dell’ospite, valutando alcuni parametri come la completezza delle prenotazioni. Se noti che il profilo non è completo, puoi mandare al cliente un messaggio dicendogli che accetti esclusivamente clienti che abbiano completato l’inserimento delle informazioni personali, invitandolo a compiere l’operazione. In caso di completamento del profilo, puoi proseguire nella valutazione, altrimenti è preferibile annullare la prenotazione.
• Leggi le recensioni degli ospiti inviate dagli altri host. Se alcuni giudizi ti danno un’impressione negativa, puoi benissimo rifiutare la prenotazione.
• Fai attenzione agli scambi di messaggi avvenuti a partire dal momento della prenotazione. È sempre bene fare alcune domande mirate, come ad esempio chiedere informazioni sulla composizione di un eventuale gruppo e sui motivi del viaggio. In molti casi, delle semplici domande possono aiutarti a comprendere in che modo l’ospite intenderà vivere la vacanza presso la tua struttura.
• Puoi aggiungere un ulteriore grado di protezione accettando esclusivamente ospiti che abbiano effettuato la verifica dell’ID: ciò ti garantisce che il potenziale cliente è effettivamente stato verificato da Airbnb, per cui le possibilità di ricevere brutte sorprese saranno minime.

Consigli per lo screening degli ospiti su Booking

Così come è possibile selezionare gli ospiti su Airbnb è consentito fare alcuni controlli anche su un altro importante portale per affitti vacanze come Booking, anche se in questo caso lo screening degli ospiti per affitto vacanze non è altrettanto completo, dal momento che gli host di Booking non possono rilasciare recensioni. Booking, comunque, permette sia di accettare le prenotazioni in automatico, sia di scegliere l’accettazione in un momento successivo. Inoltre, puoi richiedere che vengano portate avanti solo le prenotazioni effettuate da utenti che hanno inserito nel profilo un indirizzo email, il numero del proprio cellulare e che sia stata verificata una carta di credito. Probabilmente, questo tipo di selezione non è molto accurata, ma è pur sempre un sistema valido per evitare di accettare ospiti a scatola chiusa.

Come fare uno screening degli ospiti su VRBO

VRBO effettua delle verifiche a campione sui profili degli ospiti. Per ottenere responso positivo bisogna fornire dati come nome, indirizzo email e numero di cellulare, oltre alla data di nascita e all’indirizzo di residenza. Gli utenti verificati, naturalmente, sono maggiormente affidabili.

Strumenti generali per evitare ospiti indesiderati

Sono numerose le armi a tua disposizione per ridurre al minimo il già esiguo numero di ospiti indesiderati, dalla richiesta dei documenti all’accettazione delle regole della casa. Eccone alcune.

La richiesta dei documenti

Fatti inviare i documenti di identità di tutti gli ospiti maggiorenni, comunicando loro che ti servono prima del loro arrivo per completare la procedura di segnalazione degli ospiti presso la Questura. Possedere i documenti degli ospiti e informarli sul fatto che verranno registrati in un portale gestito dalle forze dell’ordine può rappresentare un buon deterrente per scongiurare comportamenti non graditi.

L’inventario

Altra buona abitudine consiste nel redigere un inventario con tutti gli oggetti che si trovano nell’abitazione, come elettrodomestici, biancheria e soprammobili, facendo firmare il foglio al responsabile della prenotazione. Sarà molto più semplice tutelarsi da eventuali danni e da tentativi di furto.

La ricerca dei profili sui social network

Il metodo in questione potrebbe apparire come un’azione invadente. Tuttavia, prendere informazioni utilizzando degli strumenti pubblici non costituisce alcuna forma di stalking, di conseguenza puoi utilizzare questo sistema per ottenere qualche informazione in più sulle abitudini dei tuoi futuri ospiti.

Fare accettare le regole della casa vacanze

Ogni host esperto comunica agli ospiti, sia sui canali OTA sia sul sito Internet della casa vacanze, le regole principali da rispettare durante il soggiorno. Per accertarti che gli ospiti le abbiano lette prima di raggiungere la struttura, puoi chiedere conferma via email al responsabile della prenotazione. Ecco alcune tra le regole più comuni:

• Orari in cui è possibile ascoltare la musica e fare schiamazzi, regola di primaria importanza se la struttura si trova nelle vicinanze di altre abitazioni o all’interno di un palazzo
• Età minima delle persone che hanno diritto a fare la prenotazione, buono strumento per evitare i gruppi di viaggiatori troppo giovani
• Divieto per determinati gruppi, come ad esempio quelli relativi a eventi come addio al celibato o al nubilato
• Rispettare gli orari di arrivo e di partenza
• Divieto di fumare negli spazi interni
• Divieto di portare animali domestici all’interno della casa vacanze

Le assicurazioni

Ti stai ancora chiedendo: “Come posso affittare la mia casa vacanze senza rischi?” Purtroppo il rischio zero garantito è una condizione irraggiungibile, anche effettuando una scrupolosa selezione degli ospiti. Per dormire sonni più tranquilli e tutelarti sotto vari punti di vista, è bene stipulare un’assicurazione che ti copra per i danni che gli ospiti potrebbero provocare all’abitazione. Alcune OTA, tra cui Airbnb, includono nel servizio base delle polizze assicurative che ti proteggono anche sotto questo aspetto. 

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