Domande frequenti – Funzione di check-in degli ospiti

Benvenuto nella sezione FAQ aggiornata di Holidu! Scopri come migliorare il tuo processo di check-in, rendendolo più efficiente per te e più piacevole per i tuoi ospiti. Di seguito trovi le domande più frequenti.

Cos’è la funzione di check-in online offerta da Holidu?

La funzione di check-in online consente agli host di collegare le proprie strutture all’autorità locale competente. Una volta attivata, Holidu trasferisce automaticamente i dati degli ospiti alle autorità dopo che questi hanno compilato il modulo online.

Perché Holidu offre una funzione di check-in online?

In molti mercati, gli host sono legalmente obbligati a registrare i propri ospiti presso le autorità locali. Tradizionalmente, ciò richiede l’uso di sistemi web obsoleti e la compilazione manuale dei dati. Holidu semplifica il processo grazie a un modulo digitale che invia automaticamente le informazioni all’autorità competente.

Perché questa soluzione è migliore e più veloce sia per me che per gli ospiti?

• Per gli ospiti: Possono compilare il modulo direttamente dal proprio dispositivo, anche scansionando i documenti, senza doverli consegnare di persona all’host.
• Per gli host: Non è più necessario raccogliere o inviare i documenti manualmente; tutto avviene in modo automatico e sicuro.

Posso scegliere l’autorità a cui collegare la mia struttura?

Sì, Holidu ti permette di selezionare l’autorità locale competente. Le connessioni disponibili includono:

Spagna:

• SES.HOSPEDAJES
• Mossos d'Esquadra (Catalogna)
• Ertzaintza (Paesi Baschi)

Portogallo: Servizio stranieri e frontiere (SEF/SIBA)

Germania: AVS (solo in alcune regioni)

Italia (in arrivo): Polizia di Stato, ISTAT

Come posso collegare la mia struttura a un’autorità?

1. Assicurati che l’app di Holidu sia aggiornata all’ultima versione disponibile.
2. Accedi alla sezione “Account” e clicca su “Configura” sotto “Registrazione ospiti online”.

1. Seleziona la struttura, completa il modulo e clicca su “Attiva invio automatico alla polizia”.

1. Seleziona l’autorità competente e inserisci le tue credenziali.

1. Clicca su “Valida” e poi su “Salva modifiche”.
2. Se non vengono visualizzati messaggi di errore, la connessione è attiva.

• Se compare l’errore “Nome utente o password non corretti”, contattaci.

Holidu condivide con le autorità altri dati dell’host oltre a quelli degli ospiti?

No, Holidu trasferisce esclusivamente i dati degli ospiti alle autorità locali. I dati relativi ai ricavi dell’host non vengono condivisi.

Posso compilare io stesso il modulo di check-in online per conto degli ospiti?

Sì, puoi farlo. Trovi il link nel dettaglio della prenotazione, sotto “Modulo di check-in ospite”.

Quando vengono inviati i dati alle autorità?

I dati degli ospiti vengono trasmessi alle ore 23:00 del giorno di check-in. Assicurati che siano completi prima di quell’ora.

I collaboratori possono attivare le strutture e compilare i dati di check-in?

I collaboratori non possono gestire la connessione con le autorità, ma possono compilare il modulo online nella sezione “Prenotazioni”.

Come posso scaricare il registro degli ospiti?

1. Accedi alla funzione di check-in online.
2. Clicca su “Dettagli” accanto alla struttura.

1. Nella finestra popup, vai alla scheda “Documenti”.

1. Seleziona “Genera registro ospiti” e segui le istruzioni.

Note importanti:

• Se ti viene richiesto un numero iniziale, serve per impostare il numero di partenza del registro. Usa il numero successivo a quello dell’ultimo registro o inserisci 1 se è un nuovo registro.
• Il registro viene scaricato in formato PDF. Assicurati che il tuo dispositivo supporti i file PDF. In caso di problemi, consulta la sezione “Problemi nell’aprire il registro ospiti?”.

Questa funzione è disponibile per tutte le prenotazioni o solo per quelle fatte su Holidu?

È disponibile per tutte le prenotazioni gestite tramite Holidu, indipendentemente dalla piattaforma di origine. Tuttavia, non si applica a prenotazioni manuali, blocchi manuali o prenotazioni esterne sincronizzate via iCal o altre integrazioni.

Avrò accesso ai dati degli ospiti?

Sì, dopo aver scaricato il registro, potrai visualizzare i dati forniti dagli ospiti.

Cosa succede se gli ospiti non forniscono i dati?

Puoi inserirli manualmente. Lo stato di ciascuna prenotazione è visibile nella schermata principale, sotto “Check-in e Check-out”.

Riceverò una notifica quando gli ospiti avranno completato i dati?

No, non vengono inviate notifiche, ma puoi verificare lo stato nella sezione “Check-in e Check-out” o nei dettagli della prenotazione.

Devo chiedere altri dati agli ospiti al momento dell’arrivo?

Se il modulo è stato completato prima dell’arrivo, non serve raccogliere ulteriori informazioni. Controlla sempre lo stato nella app di Holidu.

Cosa succede se gli ospiti inviano i dati ma poi cancellano la prenotazione?

Se la prenotazione viene cancellata, i dati non vengono inviati alle autorità.

Cosa succede se la prenotazione viene modificata dopo che i dati sono stati forniti?

Se vengono aggiunti nuovi ospiti, il loro stato risulterà “non fornito”.

Come funziona in caso di prenotazioni last minute?

Gli ospiti ricevono un link per inserire i propri dati. In caso di prenotazioni last minute, verifica la sezione “Check-in e Check-out” per assicurarti che le informazioni siano complete.

Cosa succede con prenotazioni effettuate prima del collegamento con l’autorità, ma con data di arrivo futura?

• Se il vecchio modulo non era stato compilato, gli ospiti riceveranno un promemoria con il nuovo link prima dell’arrivo.
• Se il modulo era già stato compilato, non è necessario alcun ulteriore invio. Puoi gestire i dati dai dettagli della prenotazione.

Quando vengono avvisati gli ospiti di dover fornire i dati? Ricevono promemoria?

Gli ospiti ricevono l’avviso subito dopo la prenotazione. Se non hanno ancora completato il modulo, viene inviato un promemoria cinque giorni prima dell’arrivo.

Cosa succede se l’ospite inserisce dati errati?

Contatta il servizio clienti per ricevere assistenza e correggere eventuali errori.

Speriamo che questa sezione FAQ migliori la tua esperienza da host e renda il processo di check-in più semplice per te e i tuoi ospiti. Grazie per far parte della community Holidu!