Che cos’è un PMS e come scegliere quello giusto per la tua casa vacanza

Marzo 2025

Da qualche anno a questa parte, una grande percentuale di strutture ricettive viene gestita totalmente online, grazie alla presenza delle OTA, le agenzie che offrono la possibilità agli host di pubblicizzare la propria casa vacanze e agli utenti di prenotare con facilità la sistemazione che preferiscono. Come aspetto positivo gli host possono contare su un grande aiuto per promuovere l’attività, mentre tra gli svantaggi vi è la complessità della gestione, specie quando si controllano più strutture. In soccorso ai gestori delle case vacanze arrivano i PMS, ovvero delle applicazioni che permettono di ottenere il pieno controllo sulle prenotazioni e su altri aspetti della casa vacanze. Scopri cos’è un PMS e in che modo può essere utile per la tua attività.

Come funzionano i PMS?

Il PMS, acronimo di Property Management System, è un completo sistema di gestione delle proprietà per affitti per vacanze che mette a disposizione degli host tantissime funzioni. Questo strumento serve a snellire la gestione di una casa vacanze, facilitando all’host le varie procedure che occorrono per riservare ai clienti un servizio impeccabile. Per utilizzare al meglio un PMS devi associarlo a un portale per affitti vacanze o anche a più agenzie in contemporanea, monitorando tutte le attività tramite una sola interfaccia. 

Quali sono le funzionalità più importanti?

I Property Management System nascono per assecondare più necessità, per cui sono dotati di una lunga serie di funzioni:

• Gestione delle prenotazioni, con la raccolta in una sola piattaforma delle varie richieste che riguardano la casa vacanze. Oltre che funzionare con le OTA, il PMS è perfettamente compatibile con il tuo sito web per affitti vacanze, garantendoti la sincronizzazione in tempo reale tra tutte le prenotazioni ricevute
• Calendario: questa sezione è stata creata per offrirti l’opportunità di visualizzare in ogni momento i singoli giorni della settimana, con possibilità di verificare prontamente le date in cui la casa è occupata e quelle in cui è libera. Attraverso il calendario puoi selezionare, inoltre, i giorni in cui desideri non rendere disponibile l’abitazione, compiendo l’operazione una sola volta per ogni agenzia a cui ti appoggi
• Sincronizzazione delle attività: uno dei problemi per gli host che pubblicano annunci su più piattaforme è quello legato all’overbooking, ovvero la situazione in cui si ricevono più prenotazioni di quelle effettivamente disponibili. La funzione di sincronizzazione dei PMS esclude l’eventualità che possa verificarsi un problema di questo tipo
• Impostazione delle tariffe: puoi in ogni momento stabilire le tariffe che desideri e renderle identiche su tutte le piattaforme che utilizzi per affittare il tuo appartamento vacanze. Hai anche la possibilità di fare gestire i prezzi in modo dinamico al PMS, il quale calcolerà le tariffe in base a precisi parametri
• Comunicazione con gli ospiti: Il Property Management System nasce anche per agevolarti nella comunicazione con gli utenti. Puoi impostare dei messaggi automatici da inviare ai clienti in caso di prenotazione, inviare le istruzioni per il check-in e promemoria di vario tipo, compresi quelli per ricordare di rilasciare una recensione nel portale per affitti vacanze a fine soggiorno
• Gestione dei pagamenti: con un PMS puoi gestire i pagamenti elettronici con la massima flessibilità, dagli acconti ai saldi, ed emettere rimborsi. Puoi anche accedere a dei report per controllare gli incassi periodici
• Analisi dell’andamento della casa vacanze: per conoscere in modo effettivo la situazione dell’attività devi necessariamente analizzare dei dati. I migliori PMS per affitti per vacanze integrano degli avanzati sistemi di analisi dei risultati, riservandoti la possibilità di conoscere il tasso occupazionale della proprietà, gli incassi e i riscontri ottenuti su ogni singola piattaforma con cui operi. I dati sono essenziali per comprendere le strategie da adottare in futuro, come l’adeguamento dei prezzi o il lancio di una campagna pubblicitaria per un determinato periodo dell’anno.

Che vantaggi ottengo nell’affittare la mia casa vacanze con un  PMS?

Inserire un affitto per vacanze in un PMS è vantaggioso per diverse ragioni:

• Evitare l’overbooking, senza dubbio una delle situazioni più difficili da gestire per un host. Tramite la sincronizzazione in tempo reale delle prenotazioni, questa problematica non potrà più presentarsi
• Gestione semplificata: se disponi di più case vacanze o se operi con una sola struttura su più piattaforme, devi accedere a ogni singolo account per variare le disponibilità, per aggiornare i prezzi o per inviare dei messaggi ai clienti. Con un sistema di gestione delle proprietà per affitti per vacanze integrato potrai operare su tutto ricorrendo a un unico strumento
• Miglior dialogo con i clienti: proprio grazie all’opportunità di usare un’unica interfaccia per tutte le comunicazioni, scambiare informazioni con i tuoi ospiti diventa più immediato. Ad esempio, ridurrai il rischio di rispondere troppo tardi a un messaggio, fattore che può portare alla perdita di una prenotazione
• Ottimizzazione delle entrate: i tuoi guadagni potranno incrementare sia grazie alla facoltà di usare più OTA in cui inserire gli annunci, sia per gli avanzati strumenti di analisi integrati nel Property Management System.

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Qual è il miglior PMS?

A tua disposizione vi sono numerosi PMS, tra i migliori troviamo:

• Smoobu: molto semplice da usare e indicato per chi gestisce poche proprietà. Il software include un channel manager e un portale dedicato agli ospiti, dimostrandosi una buona opzione per chi opera da poco nel campo degli affitti turistici
• Hostaway: PMS di livello avanzato indicato per gli host che esercitano professionalmente l’attività. Il software integra centinaia di strumenti e si dimostra efficiente per quanto concerne la gestione delle prenotazioni tra le varie Online Travel Agency
• Lodgify: strumento di gestione completo, nonché tra i più accessibili a livello economico. Il PMS dispone di un channel manager per sincronizzare le maggiori piattaforme per gli affitti, da Holidu a Airbnb, ed è dotato di una funzione che consente di creare in pochi passi un sito web per affitti vacanze. Il sito potrà essere associato al software per ottenere delle prenotazioni dirette, con il vantaggio di non dover riconoscere le commissioni alle OTA.

Quanto costa un PMS?

Affittare un appartamento vacanze presenta dei costi, che si differenziano in base al software e ai servizi inclusi. Puoi scegliere tra:

• PMS Freemium: ti offrono gratuitamente delle funzionalità di base, come la gestione del calendario, ma richiedono costi aggiuntivi per accedere a determinati servizi, tra cui la sincronizzazione in tempo reale delle prenotazioni
• PMS con abbonamento: il costo parte dai 15 euro al mese per ogni proprietà inserita. Le piattaforme sono molto complete, assicurando agli host servizi come il channel manager e i report avanzati

PMS a commissione: utili per i gestori che operano solo per brevi periodi l’anno e che non vogliono impegnarsi con degli abbonamenti. Generalmente, i PMS di questo tipo prevedono una commissione di poco inferiore al 5%.

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