Scambio di email tra host e ospiti di case e appartamenti vacanza: consigli ed esempi

Agosto 2024

Gli host di una casa vacanze sanno perfettamente che una buona comunicazione con i clienti costituisce una delle formule del successo della propria attività. Un ottimo rapporto con l’affittuario, infatti, consente di generare un passaparola positivo, di invogliare l’ospite a tornare presso la struttura e di ricevere delle valutazioni entusiastiche circa la propria casa vacanze. Se ci tieni a conoscere qualche nozione in più sui canali di comunicazione per affitti vacanze più efficaci leggi questa guida: troverai utili consigli su come creare dei buoni contatti, dal momento della prenotazione fino ai ringraziamenti al termine del soggiorno.

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Come risparmiare tempo

Innanzitutto, è consigliabile creare un modello di email per casa vacanze per ogni tipologia di messaggio che intendi inviare. Scrivere di volta in volta un nuovo messaggio ti porterebbe a sprecare una grande quantità di tempo. Per evitare di essere impersonale, nel modello puoi lasciare in bianco l’intestazione, in modo tale da modificarla per ogni ospite. Così facendo, il messaggio sarà trasmesso con maggiore calore, contribuendo a creare un rapporto di confidenza con l’affittuario.

In che modo posso inviare i messaggi?

Se usi un tuo personale sito web per case e appartamenti vacanza puoi ricorrere alle email o utilizzare altri programmi di messaggistica, compreso WhatsApp. Per quanto riguarda, invece, i portali per case e appartamenti vacanza, tra cui Airbnb, nella maggior parte dei casi hai la possibilità di sfruttare la funzione di messaggistica interna. Si tratta di un metodo molto utile, che ti offre la possibilità di inviare dei messaggi preimpostati e programmati, al fine di azzerare la possibilità che tu ti possa dimenticare di comunicare con l’ospite.

L’email di accettazione

Nel confermare la prenotazione appena effettuata dal cliente la parola d’ordine è tempestività. L’email di accettazione, quindi, riveste un ruolo di primaria importanza. In questo messaggio non devi comunicare un numero eccessivo di informazioni, ma semplicemente far sapere all’ospite che sei pronto ad accoglierlo. Un valido esempio di email dell’host per casa vacanze è il seguente:

Gentile (nome dell’ospite),

Ti ringraziamo per aver deciso di soggiornare presso la (nome della casa vacanze). Conosci già l’orario in cui arriverai in struttura? Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarci: cercheremo di aiutarti nel miglior modo possibile. Se hai un canale preferito con cui comunicare (email, telefono, sms, whatsapp ecc.) non esitare a farcelo sapere così ci adatteremo alla tua preferenza.

Ti auguriamo una buona giornata e ti aspettiamo il (giorno della prenotazione)

Firma

Questo esempio di email di accettazione per Airbnb, valido anche per altre OTA, è molto chiaro e non risulta invadente. Ha lo scopo di confermare la prenotazione, di chiedere all’ospite in quale modo preferisce comunicare e di domandare all’ospite se ha bisogno di informazioni aggiuntive. Nei messaggi che seguiranno potrai essere più dettagliato per assicurarti che non sorgano incomprensioni.

Istruzioni su come arrivare all’alloggio

La seconda mail va inviata a pochi giorni dal check-in. Alcuni siti per affittare l’appartamento vacanze inviano dei messaggi automatici agli ospiti, ma è preferibile creare, anche in questo caso, un modello email dell’host per affitti vacanze personalizzato, in cui vengano riportate tutte le istruzioni per raggiungere la tua struttura. Nell’email puoi inserire:

• Il link di Google Maps
• Le coordinate GPS
• I sistemi per raggiungere l’abitazione con i mezzi pubblici
• Le eventuali aree taxi presenti in zona.

Ecco un esempio di email dell’host: 

Gentile (nome ospite), 

Non vediamo l’ora di ospitarti presso la nostra struttura. Nel frattempo desideriamo inviarti le istruzioni per consentirti di raggiungere la (nome della casa vacanze) senza difficoltà con qualunque mezzo tu decida di viaggiare. Per eventuali dubbi, ti basterà rispondere a questo messaggio e saremo felici di aiutarti.   

Ti auguriamo una buona giornata.

Firma

Il promemoria per il check-in

Un paio di giorni prima dell’arrivo dei tuoi ospiti puoi mandare un ulteriore messaggio in cui riepiloghi le regole della casa e aggiungi alcune informazioni, dalla password per il Wi-Fi agli eventuali codici necessari per entrare nell’abitazione. Inoltre, è opportuno ricordare agli ospiti gli orari in cui sei a disposizione per effettuare il check-in. Il promemoria rappresenta una buona occasione per fare una breve panoramica sui migliori servizi offerti dalla zona, come escursioni, punti di ristoro e attività varie.

La lettera di benvenuto

Con la lettera di benvenuto dai il via all’accoglienza agli ospiti all’interno della tua struttura. Puoi inviare la lettera via email o attraverso altri servizi di messaggistica, anche se è preferibile stamparla e farla trovare all’interno dell’abitazione, magari con un piccolo omaggio. La lettera cartacea è sicuramente la scelta migliore nel caso in cui tu non possa accogliere personalmente gli ospiti. Il testo della lettera deve essere molto semplice e conciso, evitando giri di parole. Nell’email di benvenuto per casa vacanze puoi inserire alcuni punti chiave come:

• Un breve messaggio in cui dai il benvenuto agli ospiti, meglio se personalizzato con il nome dei clienti
• I contatti da chiamare in caso di emergenza
• Le principali regole della casa, come gli orari in cui rispettare il silenzio
• I suggerimenti sulle attrazioni locali e sui ristoranti presenti nelle vicinanze, compresi quelli che effettuano il servizio di consegna a domicilio
• Un messaggio finale in cui auguri agli ospiti un buon soggiorno.

I messaggi di cortesia

Periodicamente, a seconda della durata del soggiorno, puoi inviare ai tuoi ospiti dei messaggi per chiedere come si stanno trovando nella casa vacanze e se hanno bisogno di qualche informazione supplementare. In questo caso, non è necessario essere troppo formali. È sufficiente, infatti, inviare un messaggio semplice, come ad esempio: “Come avete dormito?”, oppure “Come sta procedendo il soggiorno?”.

Il promemoria per il check-out

Il giorno prima della partenza invia ai tuoi ospiti un messaggio in cui ricordi l’orario entro il quale è necessario liberare l’appartamento. Nel testo puoi inserire delle frasi in cui li ringrazi per aver soggiornato presso la tua struttura, augurandoti di ospitarli nuovamente in futuro.

Il messaggio di ringraziamento

Il giorno successivo alla partenza hai la possibilità di inviare un messaggio in cui chiedi un feedback all’ospite sulla sua esperienza. Si tratta, inoltre, del momento giusto per ricordare al cliente di inserire una recensione nel portale per case e affitti vacanza che ha utilizzato, così da costruirti una reputazione ancora più solida e pubblicizzare la tua casa vacanze al meglio.

Come contattare gli ospiti Airbnb

Il miglior metodo per comunicare con gli ospiti di Airbnb è il programma di messaggistica interno, utilizzabile sia attraverso il computer sia mediante i dispositivi mobili. Per gestire con successo ogni passaggio della prenotazione, il sistema ti permette di creare dei modelli personalizzati molto efficaci. Questi esempi di email per Airbnb prendono il nome di “shortcode” e sono accessibili attraverso il menu a tendina. Puoi creare un solo modello di email per Airbnb, o più di uno, e selezionarli di volta in volta per scegliere il tipo di comunicazione da inviare all’ospite, come la risposta alla prenotazione, il promemoria per il check-in e quello per il check-out.

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