Semplificare il check-in nella tua casa vacanze

Dicembre 2024

Se il tuo obiettivo è “Voglio affittare la mia casa per le vacanze senza che mi impegni troppo” semplificare il check-in degli ospiti può essere un aspetto su cui lavorare. Oltre ad accogliere i clienti, infatti, dovrai occuparti di consegnare loro le chiavi, chiarire quali sono le varie regole da rispettare durante il soggiorno e spiegare il funzionamento dei principali elettrodomestici. Si tratta, quindi, di una routine che richiede tempo, nonché la tua presenza fisica all’orario di arrivo degli ospiti. Al giorno d’oggi hai la possibilità di creare un’automazione negli affitti vacanze, ovvero gestire in modo automatico e senza la tua presenza fisica diverse situazioni, tra cui l’accesso all’abitazione. Vediamo come semplificare il check-in per affitti vacanze e quali sono i vantaggi principali per gli host e per gli ospiti.

Indicazioni tramite messaggistica su come raggiungere l’abitazione

Se la prenotazione è avvenuta mediante un portale di affitto per vacanze, come ad esempio Holidu, Airbnb o Booking, hai l’opportunità di creare dei messaggi preimpostati, da inviare in automatico all’ospite pochi giorni prima dell’arrivo. In tali messaggi puoi comunicare l’indirizzo della casa vacanze e chiedere l’orario in cui prevedono di raggiungere l’abitazione. Per essere ancora più preciso e semplificare ulteriormente il check-in puoi sfruttare WhatsApp, inviando la posizione GPS al cliente, con l’obiettivo di ridurre al minimo le possibilità di fraintendimenti sull’indirizzo. 

Accesso autonomo all’abitazione

La consegna delle chiavi era, un tempo, una grossa problematica da gestire, in quanto non sempre gli ospiti rispettano gli orari previsti per il check-in e non sempre l’host può garantire di essere presente in determinate fasce orarie. L’accesso autonomo all’abitazione può avvenire attraverso diversi sistemi e consente agli ospiti di evitare attese e perdite di tempo e, allo stesso tempo, permette all’host di dedicarsi ad altre faccende mentre i clienti entrano in casa.

Invio telematico dei documenti

In qualità di host sei sicuramente al corrente che è obbligatorio registrare gli ospiti e comunicare la loro presenza alla questura del comune in cui sorge l’immobile oltre che ad altri enti territoriali, con procedure che variano a seconda della regione. Una delle più funzionali strategie per semplificare il check-in consiste nel chiedere agli ospiti di inviare via Internet i documenti di identità di ogni persona che soggiornerà nella tua struttura. Anche in questo caso hai l’opportunità di utilizzare WhatsApp, facendoti mandare un messaggio con le foto fronte/retro di ciascun documento. Una volta completato l’inserimento dei dati presso il gestionale di riferimento, cancella tempestivamente i file ricevuti, così da assicurare ai tuoi ospiti la massima riservatezza riguardo i propri dati personali.

Come garantire l’accesso autonomo

Chi usa le OTA per annunciare la sua casa vacanza, molto probabilmente conosce già quest’argomento, ovvero l’accesso autonomo alla propria abitazione. Sono due i principali sistemi attualmente utilizzati dagli host, ovvero:

• Installare una serratura intelligente: Le smart lock sono dei dispositivi da montare sulle serrature già esistenti, che compiono elettricamente il movimento della chiave che rimane all’interno della porta. Per l’apertura, l’ospite deve essere in possesso di un codice, che va inserito in un apposito tastierino numerico. Le smart lock più moderne e tecnologiche supportano lo sblocco da remoto via smartphone e la creazione di codici di accesso temporanei.
• Installare una cassetta di sicurezza: In commercio ne esistono di tutte le taglie, alcune delle quali sono di ridotte dimensioni, proprio per limitarsi a contenere al loro interno un mazzo di chiavi. Le cassette di sicurezza vanno posizionate nei pressi del portone di ingresso, a prescindere che si tratti di condomini o di villette, e si aprono immettendo un codice che l’host si preoccuperà di comunicare per tempo all’ospite, eccellente stratagemma per ottimizzare gli affitti vacanze.

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In che modo controllare l’avvenuto check-in 

Se vuoi essere certo che gli ospiti abbiano compreso il sistema con cui ritirare le chiavi o effettuare l’accesso automatico, puoi procedere nei seguenti modi:

• Installare un sensore di movimento o un sensore porta WiFi, il quale ti avviserà con una notifica sul cellulare nel momento in cui gli ospiti effettueranno l’accesso.
• Montare delle telecamere di sorveglianza, da installare esclusivamente nelle aree esterne o in quelle comuni dell’abitazione, onde evitare di invadere la privacy degli ospiti. La presenza delle telecamere di sorveglianza va sempre segnalata in modo chiaro.

Come comunicare le regole agli ospiti

Se non puoi essere presente al momento del check-in, hai comunque la possibilità di far conoscere agli ospiti le regole della casa, oltre a segnalare loro i principali punti di attrazione, i supermercati e i ristoranti presenti nelle vicinanze. Per essere il più chiaro possibile e offrire degli affitti vacanze efficienti, puoi preparare un dettagliato manuale della casa in PDF, da inviare ai clienti tramite messaggistica e, al contempo, da inserire sia nel tuo sito web di affitto per vacanze sia nelle OTA. Nel manuale devi includere:

• Le regole principali della tua casa vacanze, come il divieto di fumo, gli orari del silenzio e quelli di check-in e di check-out
• Il luogo in cui sono posizionati gli estintori e i rilevatori di monossido di carbonio e di gas GPL
• La posizione del kit di pronto soccorso
• I numeri da chiamare in caso di emergenza che vanno anche affissi in un luogo ben visibile dell’abitazione
• Le istruzioni per utilizzare gli elettrodomestici, dallo scaldabagno al forno a microonde, dall’aria condizionata alla lavatrice

Fornire un valido servizio di assistenza

I giovani solitamente si adattano con facilità al self check-in, sia dal punto di vista dell’accesso all’appartamento sia per quanto concerne l’invio dei documenti mediante le app di messaggistica. Potrebbero incontrare qualche difficoltà, tuttavia, le persone anziane e quelle meno avvezze alla tecnologia. Oltre a comunicare il tuo numero di telefono agli ospiti e dare la più ampia disponibilità in caso di difficoltà, puoi istituire un servizio di assistenza virtuale attraverso il tuo sito web di affitto per vacanze: gli ospiti potranno descrivere in qualunque momento della giornata i problemi riscontrati e ottenere una risposta rapida alle domande più comuni. 

Vantaggi del check-in automatico

Affittare un appartamento per le vacanze utilizzando i metodi sopracitati ti consente di gestire facilmente più strutture, di avere molto più tempo libero, e di garantire ai tuoi ospiti il massimo dell’autonomia, fattore che può portare a ottenere maggiori prenotazioni: la flessibilità degli orari di accesso, infatti, è uno dei servizi più richiesti dai clienti. Ecco alcuni dei vantaggi della semplificazione del check-in:

• Risparmio di tempo, sia per te sia per i tuoi ospiti
• Nessuna attesa
• Più comfort per quanto riguarda la registrazione dei clienti, poiché potrai gestire la procedura con comodità direttamente da casa
• Chiara comunicazione delle regole attraverso il manuale della casa
• Sicurezza, specie se installi una smart lock e usi i codici temporanei per l’apertura della porta
• Assistenza 24 ore su 24 tramite il servizio di chat

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